Algemene voorwaarden
Versie 1.1
Concept. Deze tekst is nog niet af en geldt nog niet.
Geldig vanaf [[IN TE VULLEN: datum van publicatie]]
1. Wie wij zijn
1.1 Yelm is een dienst van Smart Software Solutions B.V., Pilotenstraat 68, 1059 CR Amsterdam, KvK-nummer 93969562, btw-nummer NL866589909B01. Waar deze voorwaarden "wij" of "we" zeggen, bedoelen ze dit bedrijf.
1.2 Vragen over privacy, verzoeken over persoonsgegevens en datalekken stuur je naar privacy@yelm.app. Voor al het andere mail je naar support@yelm.app.
2. Voor wie deze voorwaarden gelden
2.1 Met "je" bedoelen we het bedrijf of de zelfstandige die een werkruimte bij ons afneemt. Iedereen die Yelm in je werkruimte gebruikt, houdt zich ook aan deze voorwaarden.
2.2 Yelm is er alleen voor bedrijven en zelfstandigen, niet voor consumenten. Een consument is iemand die Yelm niet voor een bedrijf of beroep gebruikt. Maak je een werkruimte, dan verklaar je dat je Yelm voor je bedrijf of beroep gebruikt.
2.3 De overeenkomst tussen jou en ons begint op het moment dat je je betaalgegevens opgeeft. Op dat moment start ook de proefperiode (artikel 5.4). Maak je de werkruimte voor een bedrijf, dan verklaar je ook dat je dat namens dat bedrijf mag doen.
2.4 Deze voorwaarden gelden voor al je gebruik van Yelm. De algemene voorwaarden van je eigen bedrijf gelden daarbij niet.
3. Wat de woorden betekenen
- Werkruimte: de plek in Yelm waar de gegevens van je bedrijf staan. Elke werkruimte heeft een eigen webadres.
- Beheerder: iemand die in je werkruimte de mensen en het abonnement beheert. Wie de werkruimte maakt, is Beheerder.
- Plaats: de plek van één persoon in je werkruimte. Er zijn kantoorplaatsen en veldplaatsen.
- Beurt: de eenheid waarin we het gebruik van AI in je werkruimte tellen.
- Assistent: het deel van Yelm dat met AI vragen beantwoordt en werk voorbereidt.
- Proefperiode: de eerste 14 dagen van je abonnement.
4. Je werkruimte en wie erin werkt
4.1 Een Beheerder nodigt mensen uit met hun naam en e-mailadres. Een Beheerder kan iemand ook weer uit de werkruimte halen.
4.2 Inloggen gaat met een code of een link die we per mail sturen, of via Google of Microsoft. Yelm heeft geen wachtwoorden. Wie je mail kan lezen, kan dus inloggen. Beveilig je mailbox en die accounts daarom goed.
4.3 Een API-sleutel werkt met de rol die een Beheerder hem geeft. Een AI-programma dat iemand met Yelm verbindt, werkt met de rechten van die persoon.
4.4 Je bent verantwoordelijk voor wie je toegang geeft, en voor wat er met die toegang in je werkruimte gebeurt.
5. Aanmelden en de proefperiode
5.1 Je meldt je aan met alleen je e-mailadres, of via Google of Microsoft. Daarna geef je de naam van je bedrijf, kies je een startpakket en kies je een plan.
5.2 Zodra je de naam van je bedrijf geeft, maken we je werkruimte. Werken kun je erin pas als je betaalgegevens hebt opgegeven.
5.3 Geef je binnen 7 dagen na het maken van de werkruimte geen betaalgegevens op, dan wissen we die werkruimte. Daar komt vooraf geen mail over.
5.4 Je betaalgegevens geef je als laatste stap op bij Stripe, onze betaaldienst. Pas daarna begint de proefperiode.
5.5 De proefperiode duurt 14 dagen en heeft 100 beurten. Het abonnement kost in die tijd niets. De eerste betaling is 14 dagen na de start van je proefperiode. In de proefperiode kun je geen plaatsen bovenop je plan toevoegen.
5.6 Zeg je op tijdens de proefperiode, dan betaal je niets voor het abonnement. Je werkruimte werkt door tot het eind van de proefperiode. Daarna geldt artikel 10.
5.7 Iedereen kan zelf één werkruimte maken. Wil je er nog een, vraag het dan via support@yelm.app.
5.8 Een bedrijf krijgt één proefperiode. Een volgende werkruimte van hetzelfde bedrijf heeft geen proefperiode.
6. Plannen, plaatsen, beurten en prijzen
6.1 De plannen en prijzen staan op [[IN TE VULLEN: adres van de prijspagina; die is er nog niet (DEAL-46)]]. Bij deze versie zijn het deze:
- Yelm: € 59 per maand, met 3 kantoorplaatsen, 3 veldplaatsen en 300 beurten per maand.
- Yelm Team: € 149 per maand, met 8 kantoorplaatsen, 10 veldplaatsen en 1.000 beurten per maand.
- Een extra kantoorplaats: € 15 per maand, met 50 beurten per maand erbij.
- Een extra veldplaats: € 6 per maand.
- Extra beurten: 100 beurten voor € 10, eenmalig. Ze blijven 365 dagen na de betaling geldig.
6.2 Alle prijzen zijn zonder btw. Je betaalt per maand.
6.3 Of iemand een kantoorplaats of een veldplaats gebruikt, volgt uit zijn rol. Je kiest dat niet los. Een rol die alles mag, mensen mag beheren of voorstellen mag maken, telt als kantoor. Elke andere rol telt als veld. In een nieuwe werkruimte tellen de rollen Beheerder en Collega allebei als kantoor. Een API-sleutel telt niet als plaats.
6.4 Een werkruimte heeft hoogstens 50 kantoorplaatsen en 200 veldplaatsen.
6.5 We tellen elke dag hoeveel plaatsen je werkruimte gebruikt. Gebruik je meer plaatsen dan je plan heeft, dan betaal je de extra plaatsen. Een verandering gaat in bij de volgende betaalperiode. Over de lopende periode rekenen we niets na.
6.6 Beurten zijn van de hele werkruimte, niet van één persoon. Een beurt is één vraag aan de assistent, één AI-stap in een automatisering, of het uitlezen van een document per 10 pagina's. We tellen de beurten per kalendermaand. Zijn de beurten van de maand op, dan gaan je extra beurten eraf, de eerst verlopende eerst.
6.7 Er is ook een grens aan wat het AI-gebruik in een maand mag kosten. Kost het gebruik veel meer dan gewoonlijk, dan stopt het AI-werk in je werkruimte, ook als er nog beurten over zijn.
6.8 Veranderen onze prijzen, dan mailen we dat minstens 30 dagen vooraf aan de Beheerders van je werkruimte. Ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen voordat de nieuwe prijs ingaat.
7. Betalen
7.1 Je betaalt via Stripe. Je kaart- of bankgegevens staan bij Stripe en komen nooit bij ons.
7.2 Stripe brengt elke maand het bedrag in rekening op de betaalgegevens die je opgaf. Je betaalt per maand vooraf, met een betaalmethode die Stripe je aanbiedt, zoals een kaart, iDEAL of SEPA-incasso.
7.3 Stripe maakt je facturen. De laatste 12 staan in Yelm bij Instellingen · Abonnement.
7.4 Het abonnement regelt een Beheerder: starten, overstappen, opzeggen, extra beurten kopen, betaalgegevens wijzigen en facturen bekijken. De assistent en API-sleutels kunnen dat niet.
7.5 Zeg je op, dan betalen we een begonnen maand en ongebruikte beurten niet terug. Je werkruimte blijft werken tot het eind van de maand die je hebt betaald.
8. Als een betaling niet lukt
8.1 Lukt een betaling niet, dan probeert Stripe het in de weken daarna enkele keren opnieuw.
8.2 Je kunt daarna nog 14 dagen gewoon doorwerken. Bij Instellingen · Abonnement zie je dat de betaling niet lukte, en daar wijzig je je betaalgegevens.
8.3 Is er na 14 dagen nog niet betaald, dan kun je je werkruimte alleen nog bekijken en exporteren. Je kunt geen gegevens meer wijzigen en de assistent werkt niet. Er wordt dan nog niets gewist. Wat daarna gebeurt, staat in artikel 10.
8.4 Betaal je alsnog, dan werkt je werkruimte weer zoals eerst.
9. Overstappen en opzeggen
9.1 Een Beheerder kan bij Instellingen · Abonnement overstappen naar een ander plan, groter of kleiner. Dat gaat in bij de volgende betaalperiode. Over de lopende periode rekenen we niets na.
9.2 Een Beheerder kan het abonnement op elke dag opzeggen, bij Instellingen · Abonnement. Het abonnement stopt dan aan het eind van de lopende betaalperiode. Tot dan werk je gewoon door.
9.3 Tot die dag kan een Beheerder de opzegging weer intrekken.
9.4 Voor opzeggen in de proefperiode, zie 5.6.
10. Het einde van een werkruimte
10.1 Je werkruimte stopt als je abonnement na opzeggen afloopt, of als er 14 dagen na een mislukte betaling nog niet is betaald. Daarna kun je de werkruimte nog 60 dagen bekijken en exporteren. Wijzigen kan niet meer.
10.2 Elke Beheerder krijgt 30 dagen, 7 dagen en 1 dag voor het wissen een mail.
10.3 Betaal je weer voordat de werkruimte gewist is, via Abonnement hervatten, dan werk je verder met alles wat er was. Een nieuwe proefperiode krijg je dan niet.
10.4 Na die 60 dagen wissen we de werkruimte helemaal: alle gegevens en bestanden, ook het logboek en de geschiedenis. Het account van iemand die daarna in geen enkele werkruimte meer zit, wissen we ook. Wat gewist is, kunnen we niet terughalen. Het webadres van de werkruimte geven we nooit aan een ander.
10.5 Een Beheerder kan de hele werkruimte exporteren, ook als die alleen nog te bekijken is. De export bevat de inrichting van je werkruimte, een CSV-bestand per soort gegevens, het logboek en alle bestanden die die Beheerder mag zien. Je vraagt de export op via Instellingen, onder Werkruimte. Je kunt de export daarna 7 dagen downloaden.
10.6 Niet in de export zitten: de gesprekken met de assistent, de kopie van mailgegevens uit het Postvak, kopieën van gekoppelde mails, persoonlijke items van anderen en geheimen zoals sleutels.
10.7 Moet je gegevens langer bewaren, bijvoorbeeld voor je administratie? Exporteer ze dan op tijd.
11. Wat je wel en niet mag
11.1 Gebruik Yelm alleen op een manier die de wet toestaat. Je mag in elk geval niet:
- gegevens in Yelm zetten die je niet mag bewaren of gebruiken;
- via Yelm spam of misleidende mail sturen;
- proberen in een andere werkruimte te komen, of Yelm verstoren of overbelasten;
- de grenzen omzeilen die Yelm stelt, zoals het aantal pogingen om in te loggen;
- schadelijke bestanden uploaden, zoals virussen.
11.2 Wat in je werkruimte staat, valt onder jouw verantwoordelijkheid.
11.3 Houd je je niet aan dit artikel, dan waarschuwen we eerst de Beheerders van je werkruimte per mail. Gaat het daarna door, dan mogen we je werkruimte op alleen bekijken zetten. Is het ernstig of gebeurt het opnieuw, dan mogen we de overeenkomst beëindigen; artikel 10 geldt dan ook. Is er direct gevaar voor Yelm of voor anderen, dan mogen we meteen ingrijpen en laten we je dat zo snel mogelijk weten.
12. De assistent
12.1 De assistent werkt met een AI-model van een andere aanbieder. Welke aanbieder dat is en wat die met je gegevens doet, staat in de privacyverklaring.
12.2 De assistent leest je gegevens met de rechten van de persoon die hem iets vraagt.
12.3 Wat de assistent zegt of maakt, komt van een computer en kan fout zijn. Wij staan niet in voor de juistheid ervan. Kijk een antwoord, concept of voorstel na voordat je erop vertrouwt.
12.4 Een conceptantwoord op een mail verstuurt Yelm nooit vanzelf. Mail die de assistent opstelt, wacht eerst in Uitgaand. Heeft de assistent in een gesprek een bestand of een mail gelezen, dan wordt elke wijziging die hij wil doen een voorstel.
12.5 Voor de assistent heb je beurten nodig, zie artikel 6.
13. Beschikbaarheid en hulp
13.1 We doen ons best om Yelm goed te laten werken. Toch kan Yelm soms niet of slecht bereikbaar zijn, bijvoorbeeld bij onderhoud of bij een storing bij ons of bij een dienst waarop Yelm draait. We beloven geen percentage van de tijd dat Yelm werkt.
13.2 We werken Yelm steeds bij. Daardoor kan een onderdeel veranderen.
13.3 Hulp nodig? Mail naar support@yelm.app.
14. Je gegevens en onze software
14.1 Alles wat je in je werkruimte zet, blijft van jou. Je geeft ons alleen het recht het te bewaren en te gebruiken voor zover dat nodig is om Yelm voor je te laten werken. [[IN TE VULLEN: bevestig dat we je gegevens voor niets anders gebruiken, ook niet om Yelm te verbeteren (Q18)]]
14.2 De gegevens van je werkruimte zijn afgeschermd van die van andere werkruimtes.
14.3 Zonder toestemming zien wij van je werkruimte alleen tellingen en de stand, zoals het plan, de plaatsen en de beurten, en de naam en het webadres. Geen inhoud. Ook dat kijken staat in het logboek van je werkruimte. Buiten dat scherm werken wij alleen in je werkruimte als jij erom vraagt, om een storing of een beveiligingsprobleem te verhelpen, of om je abonnement bij te werken. Ook dat staat in het logboek van je werkruimte.
14.4 Een Beheerder kan ons bij Instellingen · Werkruimte 24 uur laten meekijken, bijvoorbeeld als je hulp wilt. We kunnen dan alleen lezen, niets wijzigen, en alles wat we lezen staat in het logboek. De Beheerder kan het meekijken op elk moment stoppen.
14.5 Yelm zelf blijft van ons of van wie ons het gebruik toestaat: de software, het ontwerp en de teksten. Je mag Yelm gebruiken voor je eigen bedrijf zolang je werkruimte bestaat. Dat recht kun je niet aan een ander geven.
15. Privacy
15.1 Hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die we zelf nodig hebben, zoals je account en je betalingen, staat in de privacyverklaring.
15.2 Voor de persoonsgegevens in je werkruimte gelden de afspraken in de verwerkersovereenkomst. Die is deel van deze voorwaarden. Ga je akkoord met deze voorwaarden, dan ga je ook akkoord met de verwerkersovereenkomst. Voor die gegevens ben jij verantwoordelijk en zijn wij verwerker. Voor de gegevens van je account, het inloggen en de facturatie zijn wij zelf verantwoordelijk; daarover gaat de privacyverklaring.
15.3 Merk je een datalek, of heb je een vraag of verzoek over persoonsgegevens? Mail dan naar privacy@yelm.app.
16. Aansprakelijkheid
16.1 Zijn wij aansprakelijk voor schade, dan betalen we nooit meer dan wat je ons hebt betaald in de twaalf maanden voor de gebeurtenis waardoor de schade ontstond. Dat bedrag tellen we zonder btw.
16.2 Voor indirecte schade en gevolgschade zijn we niet aansprakelijk. Dat is bijvoorbeeld gemiste omzet of winst, en schade doordat je werk stilligt.
16.3 De grenzen in 16.1 en 16.2 gelden niet als de schade komt door opzet of bewuste roekeloosheid van onze leiding.
16.4 Meld schade zo snel mogelijk via support@yelm.app.
17. Wijzigingen in deze voorwaarden
17.1 We kunnen deze voorwaarden veranderen. Een nieuwe versie krijgt een nieuw nummer en de datum waarop ze ingaat.
17.2 We mailen een wijziging minstens 30 dagen vooraf aan de Beheerders van je werkruimte. Ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen voordat de wijziging ingaat.
17.3 Ben je het niet eens met een wijziging, dan kun je opzeggen zoals artikel 9 zegt.
18. Recht en geschillen
18.1 Op deze voorwaarden en de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
18.2 Hebben we een meningsverschil, dan zoeken we eerst samen een oplossing. Mail daarvoor naar support@yelm.app.
18.3 Lukt dat niet, dan beslist de rechtbank Amsterdam.
18.4 Is een deel van deze voorwaarden ongeldig, dan blijft de rest gelden.