Privacyverklaring

Versie 1.1

Concept. Deze tekst is nog niet af en geldt nog niet.

Geldig vanaf [[IN TE VULLEN: datum van publicatie]]

1. Wie wij zijn

Yelm is een dienst van Smart Software Solutions B.V., Pilotenstraat 68, 1059 CR Amsterdam. KvK-nummer 93969562, btw-nummer NL866589909B01. In deze verklaring is dat "wij".

Voor de gegevens in deze verklaring bepalen wij waarvoor en hoe ze gebruikt worden. Wij zijn daarvoor verwerkingsverantwoordelijke, zoals de AVG (de Europese privacywet) dat noemt.

Vragen over privacy, verzoeken over je gegevens en datalekken: privacy@yelm.app. Voor al het andere: support@yelm.app.

2. Waar deze verklaring over gaat

Deze verklaring gaat over de gegevens die wij voor onszelf verwerken: van wie zich aanmeldt en inlogt, van wie een abonnement regelt, van wie meldingen krijgt, van bezoekers van onze site en van wie ons mailt. Ook de technische gegevens die nodig zijn om Yelm veilig te laten draaien horen erbij.

De gegevens in een werkruimte vallen hier niet onder. Wat een bedrijf in zijn werkruimte zet, zoals klanten en contactpersonen, werkbonnen met foto's en handtekeningen, medewerkers met hun beschikbaarheid en uren, en bestanden, verwerken wij in opdracht van dat bedrijf. Voor die gegevens is het bedrijf verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wat wij daarmee wel en niet doen, staat in de verwerkersovereenkomst. Die staat op www.yelm.app/verwerkersovereenkomst.

Staan jouw gegevens in de werkruimte van een bedrijf dat Yelm gebruikt, bijvoorbeeld omdat je klant of medewerker van dat bedrijf bent? Dan beslist dat bedrijf over die gegevens. Stel je vraag of verzoek dan aan dat bedrijf.

3. Welke gegevens wij verwerken, waarvoor en op welke grond

3.1 Je account en het inloggen

Van je account bewaren wij:

• je e-mailadres; bij het aanmelden vragen wij alleen dat;
• je naam, zodra je die invult of Google of Microsoft hem meegeeft;
• of je e-mailadres bevestigd is, wanneer je account is gemaakt en gewijzigd, en wanneer je laatste lidmaatschap van een werkruimte eindigde;
• van welke werkruimtes je lid bent, met welke rol, en welke werkruimte je zelf maakte;
• je sessie: die verloopt 7 dagen na het inloggen en wordt verlengd zolang je de app gebruikt. De sessiesleutel bewaren wij alleen als hash (een code waaruit de sleutel niet terug te halen is). Je IP-adres en je browser bewaren wij er niet bij.

Je logt in met een code van 6 cijfers of met een link die wij je mailen. Beide werken 10 minuten en één keer. De code en de link bewaren wij alleen als hash. Bij een inloglink staat je e-mailadres wel leesbaar in onze database; een dag nadat de link verliep, wissen wij dat.

Je kunt ook inloggen met Google of Microsoft. Wij vragen daarbij alleen om je e-mailadres en je profiel, en koppelen je account aan dat van Google of Microsoft. Hun sleutels (tokens) bewaren wij niet, en je profielfoto halen wij niet op. Wachtwoorden gebruiken wij niet.

Nodigt een Beheerder je uit, dan maakt die je account met je e-mailadres en naam. Die uitnodiging, met je e-mailadres, bewaren wij 365 dagen. Een dag later wissen wij hem, of eerder als wij je account wissen.

Waarvoor: om je een account te geven, je veilig te laten inloggen en je toegang te geven tot de werkruimtes waar je lid van bent.

Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst. Ben je door een Beheerder uitgenodigd, dan is het ons gerechtvaardigd belang om een bedrijf zijn mensen toegang te geven.

Zonder e-mailadres kun je geen account maken en niet inloggen.

3.2 Je abonnement en betalingen

Regel je het abonnement van een werkruimte, dan verwerken wij:

• de naam van het bedrijf;
• het e-mailadres voor facturen: dat uit Over je bedrijf, of anders je eigen e-mailadres;
• het btw-nummer van het bedrijf, als het is ingevuld;
• de naam, het adres en het btw-nummer die je bij het afrekenen invult;
• de facturen en hun bedragen.

Je kaart- of bankgegevens vul je in bij Stripe, onze betaaldienst. Die komen niet bij ons. Wij zien alleen het merk van je kaart en de laatste vier cijfers.

Eindigt een abonnement, door opzeggen of omdat er niet betaald is, dan mailen wij elke Beheerder 30, 7 en 1 dag voordat wij de werkruimte wissen.

Waarvoor: om je proefperiode en abonnement te laten lopen, betalingen te innen, facturen met btw te maken en je te waarschuwen voordat een werkruimte gewist wordt.

Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst. Facturen bewaren we omdat de wet dat van ons vraagt.

Zonder betaalmethode start er geen proefperiode en geen abonnement.

3.3 Meldingen op je apparaat

Krijg je meldingen op een apparaat, dan bewaren wij per apparaat het adres dat de pushdienst van je browser daarvoor geeft, twee sleutels om de meldingen te versleutelen, en wanneer het apparaat is aangemeld en voor het laatst een melding kreeg. Dat zijn hoogstens 10 apparaten per persoon.

Een melding bevat alleen de zin "Er wacht iets op je in" met de naam van de werkruimte, en een pad in de app. Hij is versleuteld voor je apparaat.

Waarvoor: om je te laten weten dat er iets op je wacht.

Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst.

3.4 Veiligheid, logs en telemetrie

Tegen misbruik tellen wij hoe vaak iemand probeert in te loggen, een code invoert of zich aanmeldt, per IP-adres of per e-mailadres. Voor die tellers bewaren wij alleen een code die wij met een geheime sleutel uit het adres berekenen, niet het adres zelf.

Onze app schrijft bij gebeurtenissen een regel telemetrie in het logboek van zijn functies bij onze hostingdienst Vercel. Een e-mailadres komt daar niet in: elke tekst met een @ erin wordt weggelakt. Sleutels, cookies, inlogcodes en wat je de assistent vraagt of van hem krijgt, komen er ook niet in.

Wij gebruiken geen diensten van anderen voor analyse, foutmeldingen of het verzamelen van logs. De eigen telemetrie van onze inlogsoftware staat uit.

[[IN TE VULLEN: wat Vercel zelf bij elk verzoek vastlegt, zoals je IP-adres, waar en hoe lang (Q5)]]

Waarvoor: om Yelm veilig te houden, misbruik te remmen en storingen te vinden en op te lossen.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst zonder misbruik.

3.5 Onze site

Onze site www.yelm.app zet geen cookies, laadt geen scripts van anderen en houdt geen bezoekersstatistieken bij. De lettertypen komen van ons eigen adres. De site wordt gehost door Vercel.

[[IN TE VULLEN: wat Vercel bij een bezoek aan de site vastlegt, zoals je IP-adres, waar en hoe lang (Q5)]]

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de site te tonen en veilig te houden.

3.6 Als je ons mailt

Mail je ons, dan gebruiken wij je e-mailadres, je naam als die erbij staat en wat je schrijft, om je te antwoorden. Mail je privacy@yelm.app, dan ook om je verzoek of melding af te handelen.

[[IN TE VULLEN: bij welke dienst de mailboxen van support@yelm.app en privacy@yelm.app staan, en waar (nieuwe vraag)]]

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om je vraag te beantwoorden. Een privacyverzoek behandelen we omdat de wet dat van ons vraagt.

4. Cookies en opslag in je browser

De app op yelm.app zet alleen eigen cookies die nodig zijn om in te loggen en de app te laten werken. Wij zetten geen cookies om je te volgen of te meten, en de app laadt niets van andere websites, dus ook geen cookies van anderen.

• __Secure-auth.session_token houdt je ingelogd. 7 dagen, verlengd zolang je de app gebruikt.
• __Host-resume onthoudt waar je verder wilde na het inloggen. 10 minuten.
• __Host-flash laat na het versturen van een formulier de uitkomst zien. 2 minuten.
• __Host-signin onthoudt het e-mailadres waar je inlogcode naartoe ging. 10 minuten.
• __Host-koppeling onthoudt waar je terugkomt na het koppelen van een dienst zoals Outlook of Moneybird. 10 minuten.
• __Secure-auth.state wordt alleen gezet als je inlogt met Google of Microsoft. Hij koppelt je verzoek aan hun antwoord. 5 minuten.

Onze site zet geen cookies.

Daarnaast bewaart de app gegevens in je browser (IndexedDB), per werkruimte en per persoon: de gegevens waarmee je werkt, wijzigingen die nog verstuurd moeten worden, en concepten van formulieren. Zo raakt een concept niet kwijt als je even geen verbinding hebt. Log je uit, dan vraagt de app je browser om de opslag en de cache van yelm.app te wissen.

In de cache van je browser bewaart de app verder alleen zijn eigen vaste bestanden (scripts, opmaak, lettertypen en iconen) en een offlinepagina, nooit een pagina uit je werkruimte.

5. Wie gegevens van ons krijgen

Deze bedrijven verwerken gegevens voor ons. Het zijn onze verwerkers.

• Vercel draait de app in Frankfurt (regio fra1) en bewaart de bestanden van werkruimtes (Vercel Blob) ook in Frankfurt. Vercel host ook onze site. [[IN TE VULLEN: de bestandsopslag voor productie bestaat nog niet, en of Vercel een privébestand ooit buiten Frankfurt aanbiedt of in een cache zet, is nog niet beantwoord (Q3)]]
• Neon bewaart onze database in Frankfurt (regio fra1), met de accounts, de sessies en de gegevens van werkruimtes; de bestanden zelf staan bij Vercel. Neon draait op Amazon Web Services.
• Upstash houdt de tellers tegen misbruik bij en geeft berichten door tussen onderdelen van de app. Een IP- of e-mailadres krijgt Upstash alleen als code die met een geheime sleutel is berekend. [[IN TE VULLEN: regio; bedoeld is Frankfurt (eu-central-1), maar welke regio echt gekozen is, is niet vastgelegd (Q3)]]
• Resend verstuurt onze mails, zoals inlogcodes, uitnodigingen en de mails over het einde van een werkruimte, en ook de mail die een werkruimte zelf verstuurt. Resend verstuurt vanuit Ierland (regio eu-west-1), maar bewaart gegevens over ons account, logs en gegevens over berichten in de Verenigde Staten (zie artikel 6). Het meten van openen en klikken staat uit.
• Stripe verwerkt betalingen, abonnementen, facturen en btw. [[IN TE VULLEN: welke Stripe-entiteit ons account houdt en waar; besluit 0270 noemt Stripe Payments Europe in Ierland, maar het account is niet vastgelegd (Q2)]]
• Het taalmodel achter de assistent is Claude van Anthropic. Wij bereiken het via de AI Gateway van Vercel. Het model van de assistent draait in de EU: het rekent daar, en wat de aanbieder opslaat blijft daar. De aanbieders bewaren niets van wat je vraagt of krijgt en trainen er volgens hun voorwaarden geen AI-modellen mee. De eerste stap, via de gateway van Vercel, kan wel buiten de EU lopen (zie artikel 6). [[IN TE VULLEN: wie de verwerking in de EU uitvoert, Anthropic of een cloudpartij, en met welke entiteit het contract is (Q4)]]

[[IN TE VULLEN: met welke van deze verwerkers een verwerkersovereenkomst is gesloten, met welke entiteit en op welke datum (Q1, Q2)]]

Verder:

• Log je in met Google of Microsoft, dan krijgen wij van hen je e-mailadres en naam.
• Meldingen gaan via de pushdienst van je browser: die van Google, Mozilla, Apple of Microsoft. Die dienst krijgt de melding alleen versleuteld.

Dit zijn diensten die je zelf kiest, met je eigen account of je eigen browser. Het zijn geen verwerkers van ons.

6. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Onze app en onze database draaien in Frankfurt. Op deze plaatsen kunnen gegevens buiten de EER komen:

• Resend bewaart gegevens over ons account, logs en gegevens over verstuurde mails in de Verenigde Staten.
• De AI Gateway van Vercel kan een vraag aan de assistent eerst buiten de EU ontvangen, voordat die naar het model in de EU gaat.

[[IN TE VULLEN: de waarborg per doorgifte, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie in de verwerkersovereenkomst, zodra die gesloten is (Q2, Q4)]]

[[IN TE VULLEN: of er meer doorgifte is: bij Stripe (Q2), bij de logs en de bestandscache van Vercel (Q3, Q5) en bij de pushdiensten (Q8)]]

7. Hoe lang wij gegevens bewaren

• Meld je je aan zonder een werkruimte te maken, dan wissen wij je account 7 dagen nadat het gemaakt is.
• Zit je in geen enkele werkruimte meer, dan wissen wij je account 30 dagen na het einde van je laatste lidmaatschap. Wordt een werkruimte gewist, dan wissen wij meteen ook de accounts van wie daarna in geen werkruimte meer zit.
• Met je account wissen wij ook je sessies, de koppeling met Google of Microsoft, je API-sleutels en uitnodigingen met je e-mailadres.
• Een inloglink met je e-mailadres wissen wij een dag nadat hij verliep.
• Een uitnodiging met je e-mailadres wissen wij een dag na 365 dagen, of eerder als wij je account wissen.
• Een sessie verloopt 7 dagen na het inloggen en wordt verlengd zolang je de app gebruikt.
• Facturen bewaren wij 7 jaar, omdat de wet dat vraagt. Ze staan bij Stripe.
• [[IN TE VULLEN: hoe lang de overige gegevens bij Stripe blijven, zoals het klantrecord; de app wist dat nu niet (Q27)]]
• Eindigt een abonnement, dan blijft de werkruimte 60 dagen te bekijken. Daarna wissen wij hem, met alles wat erin staat.
• Een apparaat voor meldingen bewaren wij tot je de meldingen op dat apparaat uitzet, of tot de pushdienst ons laat weten dat het apparaat niet meer bestaat. Een vaste termijn is er niet. We bewaren hoogstens tien apparaten per persoon.
• [[IN TE VULLEN: hoe lang de logs en de telemetrie bij Vercel blijven (Q5), en de tellers tegen misbruik bij Upstash (Q6)]]
• Mail aan support@yelm.app en privacy@yelm.app bewaren wij 2 jaar na het laatste bericht.

8. Back-ups

Wij kunnen onze database tot 7 dagen terug herstellen. Gegevens die wij wissen, kunnen daardoor nog 7 dagen in die herstelgeschiedenis staan.

[[IN TE VULLEN: of gewiste gegevens langer terug te halen zijn, uit Vercel Blob of uit een kopie die bij een herstelproef wordt gemaakt (Q21)]]

9. Beveiliging

• Er zijn geen wachtwoorden. Je logt in met een code, een link of je Google- of Microsoft-account.
• Inlogcodes, inloglinks en sessiesleutels bewaren wij alleen als hash.
• In de database is elke werkruimte afgeschermd: de app krijgt alleen de gegevens van de werkruimte waarvoor hij op dat moment werkt.
• Het verkeer met de database is versleuteld, en de app en de site dwingen een beveiligde verbinding af.
• Sleutels van koppelingen, zoals met Outlook of Moneybird, bewaren wij alleen versleuteld.

10. Automatische besluiten

Een paar dingen gebeuren vanzelf, volgens vaste regels:

• Is een betaling na 14 dagen nog niet gelukt, dan kun je in de werkruimte alleen nog kijken.
• Eindigt een abonnement, dan wissen wij de werkruimte 60 dagen later.
• Een account zonder werkruimte wissen wij na 7 of 30 dagen (artikel 7).
• Wie te vaak probeert in te loggen of een code in te voeren, moet een tijd wachten.

Deze regels kijken alleen naar een datum, de stand van het abonnement of een aantal pogingen.

Verder nemen wij geen besluiten met rechtsgevolg die alleen op geautomatiseerde verwerking berusten, en wij maken geen profielen van je.

11. Je rechten

Over de gegevens in deze verklaring heb je deze rechten:

• inzien welke gegevens wij van je hebben;
• onjuiste gegevens laten verbeteren;
• je gegevens laten wissen;
• de verwerking laten beperken;
• bezwaar maken tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang rust;
• je gegevens krijgen in een gangbaar bestand, of laten doorsturen naar een ander;
• een toestemming die je gaf weer intrekken.

Niet elk recht geldt altijd; de AVG bepaalt wanneer. Mail je verzoek naar privacy@yelm.app. De AVG geeft ons een maand om te antwoorden.

Je account kun je niet zelf in de app wissen. Vraag het ons via privacy@yelm.app. Haalt een Beheerder je uit de werkruimte en zit je in geen andere, dan wissen wij je account na 30 dagen vanzelf.

Gaat je verzoek over gegevens in een werkruimte, stel het dan aan het bedrijf van die werkruimte (artikel 2).

12. Een klacht

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan? Laat het ons weten via privacy@yelm.app. Je mag ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Wijzigingen

Passen wij deze verklaring aan, dan krijgt hij een nieuw versienummer en een nieuwe datum.

Een wijziging die voor jou iets verandert, melden wij 30 dagen vooraf per mail. Een oudere versie krijg je via privacy@yelm.app.