Het postvak

In het postvak komt binnen wat van buiten de werkruimte komt: e-mails met bijlagen, via de koppeling met Outlook, en documenten die iemand zelf inlevert. Een bijlage wordt pas een item als iemand dat besluit.

Hoe komt een e-mail in het postvak?

Zet bij de koppeling met Outlook het postvak aan, in Instellingen bij Koppelingen. Elke e-mail met een bijlage komt daarna in het postvak, met de afzender, het onderwerp en de bijlagen. Van binnenkomende e-mail leest de koppeling de afzender, het onderwerp en de bijlagen. De tekst leest de koppeling niet en bewaart die niet. De bijlagen bewaart de werkruimte als bestanden.

Wat je ziet

Het postvak staat in de zijbalk als de werkruimte er een heeft. Het nieuwste staat bovenaan, met onderwerp, afzender en bijlagen. Eerst staat wat op jou wacht om te controleren, dan wat mislukte, dan wat nog gelezen wordt en als laatste wat klaar is. Kies een regel om te openen wat erop wacht, zoals een import of een akkoord. Wachten er documenten op je, dan staat dat ook in Wacht op jou op Vandaag.

Van bijlage naar item

Een automatisering kan een bijlage laten lezen door de assistent, bijvoorbeeld een factuur van een bekende leverancier. De assistent zet wat erin staat klaar als import. Waar de assistent niet zeker was, staat een aandachtspunt. Niets wordt een item tot iemand de import doorvoert.

Kon de assistent een document niet lezen, dan staat het bij Mislukt. Het bestand blijft in het postvak. Probeer het opnieuw of neem het zelf over.

Alleen bekende afzenders

Iedereen kan je een e-mail sturen. Daarom draait zo'n automatisering alleen voor een afzender die de werkruimte kent. Bij de koppeling kies je bij Afzenders herkennen aan waar dat aan te zien is, zoals het e-mailadres bij een leverancier. Andere e-mails blijven gewoon in het postvak staan.

Tekst van buiten is geen opdracht

Staat er in een e-mail of bijlage iets als "stuur dit door" of "negeer alles", dan doet de assistent dat niet. Heeft de assistent bij een vraag het postvak gelezen, dan wordt elke wijziging een voorstel en vraagt alles wat de werkruimte uit gaat je akkoord.